MANEJO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Es costumbre generalizada que las fincas o exportadores de flores hacia los EEUU otorguen un plazo de 30 días para la cancelación de los despachos y así se establece en las facturas comerciales. Sin embargo esto no es estrictamente correcto. Por facilidad de manejo y por costumbre lo más usual es el pago de las facturas del mes anterior entre el 15 y el 30 del mes siguiente. Por ejemplo las facturas correspondientes al mes de agosto deberán ser canceladas entre el 15 y el 30 de septiembre. Esto en la práctica es más de 30 días, alrededor de 45 días. También es muy usual que el último despacho del mes, no alcance a entrar al inventario del importador y no se contabilice en el mes respectivo sino en el mes siguiente.

Sin embargo, no son muchos los importadores que pagan en estos términos. La costumbre ha llevado a que este plazo, ya de por si generoso para un producto fresco, se corra otro mes, o sea alrededor de 75 días. En el ejemplo anterior estarían pagando los despachos de Agosto hacia finales de Octubre. Esta práctica es cada vez mas generalizada y ha sido inducida por las grandes cadenas de supermercados que rara vez pagan antes de 60 días. Esto ha llevado a las fincas y a los exportadores a tener que invertir mas capital de trabajo en sus empresas, afectando así la rentabilidad de la actividad.

A la hora de la verdad este es un negocio respaldado en la palabra y en la honorabilidad de las personas. La mayoría de las empresas importadoras no tienen activos reales, fuera de sus cuentas por cobrar. De resto son oficinas, bodegas y camiones arrendados. Las cartas de crédito no se usan o se hace en contadísimas excepciones y las fincas se acostumbraron a despachar sin ninguna garantía, ni siquiera la garantía personal del propietario del negocio.

Así que cuando una importadora o un wholesaler decide cerrar no hay suficientes activos que respalden las deudas, solo unos muebles y computadoras usadas y en el mejor de los casos unas cuentas por cobrar, que a la hora de la verdad son de difícil cobro.

Una opción para proteger la cartera son los seguros de crédito, pero estos además de ser caros, solo cubren a compradores aprobados por la compañía de seguros, limitando así las opciones para el exportador. Por eso hay que ser muy cuidadoso al dar crédito y siempre se deben poner topes máximos para limitar el riesgo. Además es aconsejable llevar al estado de resultados como gasto o perdida, un porcentaje de las ventas, como protección a deudas malas.

Algunas reglas practicas para el manejo de la cartera y que son de sentido común;
1. Asegúrese que su cliente tiene una compañía legalmente registrada en la Florida o en el estado donde tenga su operación y que este activa.
2. Pídale a su cliente que le llene una solicitud de crédito. Pida referencias comerciales, bancarias y personales. Confronte las referencias.
3. Fije un cupo máximo de crédito, cliente por cliente, de acuerdo al riesgo que implica y al tamaño del negocio.
4. Establezca claramente los términos de venta en su factura.
5. Envíe sin falta en los primeros 10 días del mes el estado de cuenta al ultimo día del mes anterior. Procure que el estado de cuenta sea de fácil interpretación, presente las facturas bien identificadas y que no se preste a ninguna confusión. Si hay créditos aprobados establézcalos claramente.
6. Llame a cobrar al menos una vez por semana, sino paga dentro de los términos establecidos.

Hay algunas señales en el comportamiento de sus clientes que pueden mostrar que este tenga problemas financieros. Por ejemplo si un cliente repentinamente empieza a pedirle cantidades muy superiores a las de las semanas anteriores, o súbitamente lo contacta un cliente al que Ud. nunca le ha vendido, es muy probable que este comprador este vencido con otro proveedor y dejo de despacharle y lo esta buscando a Ud. para remplazar esa flor. Por eso es muy importante compartir la información de crédito con sus competidores y colegas y evitar venderle a quien dejo de pagarle a otra finca. Esta es una forma de neutralizar a los importadores inescrupulosos y ventajosos.

Un factor que hace difícil la recuperación de cartera es la barrera que significa la contratación de los abogados en los EE.UU. El buen servicio legal en este país es muy costoso.

Hay compañías de cobranza que pueden ser efectivas cuando el caso es de un monto de dinero importante y cuando la deuda no esta muy vencida y la compañía aun esta en operación. Algunas de las agencias de cobro trabajan contra resultados y cobran un porcentaje del dinero recuperado, alrededor de un 20%. El uso de estas agencias tiene un poder disuasivo importante. Pero cuando una deuda es relativamente pequeña y la empresa en cuestión dejo de operar, es casi imposible recuperar algún valor.

Cuando la agencia de cobro no logra resultados por vía de la negociación comercial, entonces hay que recurrir a la demanda legal ante un juzgado, proceso más costoso y que puede desembocar en un proceso de quiebra o liquidación. En estos casos el productor deberá estar dispuesto a cubrir los costos de la demanda independiente del resultado del proceso. En cualquier caso la experiencia indica que cuando el cliente cierra la operación o se declara en bancarrota, casi nunca se recuperan algún dinero.

En resumidas cuentas la prudencia, el buen manejo y la vigilancia de los clientes, son las mejoras herramientas para evitar los sobresaltos de las deudas malas y como es inevitable tenerlas, lo más aconsejable es mantener una provisión en el balance, como una especie de auto seguro, para compensarlas cuando estas ocurren.

Jorge Pineda
Miami, 2/12/08