Tuesday, February 12, 2008

MANEJO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Es costumbre generalizada que las fincas o exportadores de flores hacia los EEUU otorguen un plazo de 30 días para la cancelación de los despachos y así se establece en las facturas comerciales. Sin embargo esto no es estrictamente correcto. Por facilidad de manejo y por costumbre lo más usual es el pago de las facturas del mes anterior entre el 15 y el 30 del mes siguiente. Por ejemplo las facturas correspondientes al mes de agosto deberán ser canceladas entre el 15 y el 30 de septiembre. Esto en la práctica es más de 30 días, alrededor de 45 días. También es muy usual que el último despacho del mes, no alcance a entrar al inventario del importador y no se contabilice en el mes respectivo sino en el mes siguiente.

Sin embargo, no son muchos los importadores que pagan en estos términos. La costumbre ha llevado a que este plazo, ya de por si generoso para un producto fresco, se corra otro mes, o sea alrededor de 75 días. En el ejemplo anterior estarían pagando los despachos de Agosto hacia finales de Octubre. Esta práctica es cada vez mas generalizada y ha sido inducida por las grandes cadenas de supermercados que rara vez pagan antes de 60 días. Esto ha llevado a las fincas y a los exportadores a tener que invertir mas capital de trabajo en sus empresas, afectando así la rentabilidad de la actividad.

A la hora de la verdad este es un negocio respaldado en la palabra y en la honorabilidad de las personas. La mayoría de las empresas importadoras no tienen activos reales, fuera de sus cuentas por cobrar. De resto son oficinas, bodegas y camiones arrendados. Las cartas de crédito no se usan o se hace en contadísimas excepciones y las fincas se acostumbraron a despachar sin ninguna garantía, ni siquiera la garantía personal del propietario del negocio.

Así que cuando una importadora o un wholesaler decide cerrar no hay suficientes activos que respalden las deudas, solo unos muebles y computadoras usadas y en el mejor de los casos unas cuentas por cobrar, que a la hora de la verdad son de difícil cobro.

Una opción para proteger la cartera son los seguros de crédito, pero estos además de ser caros, solo cubren a compradores aprobados por la compañía de seguros, limitando así las opciones para el exportador. Por eso hay que ser muy cuidadoso al dar crédito y siempre se deben poner topes máximos para limitar el riesgo. Además es aconsejable llevar al estado de resultados como gasto o perdida, un porcentaje de las ventas, como protección a deudas malas.

Algunas reglas practicas para el manejo de la cartera y que son de sentido común;
1. Asegúrese que su cliente tiene una compañía legalmente registrada en la Florida o en el estado donde tenga su operación y que este activa.
2. Pídale a su cliente que le llene una solicitud de crédito. Pida referencias comerciales, bancarias y personales. Confronte las referencias.
3. Fije un cupo máximo de crédito, cliente por cliente, de acuerdo al riesgo que implica y al tamaño del negocio.
4. Establezca claramente los términos de venta en su factura.
5. Envíe sin falta en los primeros 10 días del mes el estado de cuenta al ultimo día del mes anterior. Procure que el estado de cuenta sea de fácil interpretación, presente las facturas bien identificadas y que no se preste a ninguna confusión. Si hay créditos aprobados establézcalos claramente.
6. Llame a cobrar al menos una vez por semana, sino paga dentro de los términos establecidos.

Hay algunas señales en el comportamiento de sus clientes que pueden mostrar que este tenga problemas financieros. Por ejemplo si un cliente repentinamente empieza a pedirle cantidades muy superiores a las de las semanas anteriores, o súbitamente lo contacta un cliente al que Ud. nunca le ha vendido, es muy probable que este comprador este vencido con otro proveedor y dejo de despacharle y lo esta buscando a Ud. para remplazar esa flor. Por eso es muy importante compartir la información de crédito con sus competidores y colegas y evitar venderle a quien dejo de pagarle a otra finca. Esta es una forma de neutralizar a los importadores inescrupulosos y ventajosos.

Un factor que hace difícil la recuperación de cartera es la barrera que significa la contratación de los abogados en los EE.UU. El buen servicio legal en este país es muy costoso.

Hay compañías de cobranza que pueden ser efectivas cuando el caso es de un monto de dinero importante y cuando la deuda no esta muy vencida y la compañía aun esta en operación. Algunas de las agencias de cobro trabajan contra resultados y cobran un porcentaje del dinero recuperado, alrededor de un 20%. El uso de estas agencias tiene un poder disuasivo importante. Pero cuando una deuda es relativamente pequeña y la empresa en cuestión dejo de operar, es casi imposible recuperar algún valor.

Cuando la agencia de cobro no logra resultados por vía de la negociación comercial, entonces hay que recurrir a la demanda legal ante un juzgado, proceso más costoso y que puede desembocar en un proceso de quiebra o liquidación. En estos casos el productor deberá estar dispuesto a cubrir los costos de la demanda independiente del resultado del proceso. En cualquier caso la experiencia indica que cuando el cliente cierra la operación o se declara en bancarrota, casi nunca se recuperan algún dinero.

En resumidas cuentas la prudencia, el buen manejo y la vigilancia de los clientes, son las mejoras herramientas para evitar los sobresaltos de las deudas malas y como es inevitable tenerlas, lo más aconsejable es mantener una provisión en el balance, como una especie de auto seguro, para compensarlas cuando estas ocurren.

Jorge Pineda
Miami, 2/12/08

Wednesday, January 16, 2008

EL PRODUCTO QUE SE VENDE ASI MISMO.

En mi trabajo como consultor de exportadores de flores y representante de fincas productoras de flores en el mercado de los EEUU, es muy frecuente ver como el pequeño y mediano exportador tiene una gran ilusión en que su representante, que esta en el mercado y conoce los compradores, le pueda hacer el “milagro” de colocarles toda su flor rápidamente y le solucione los problemas de comercialización.

Los profesionales que hacen mi trabajo, tienen dificultad para explicarle al exportador la forma como actúa el mercado y cuales son los factores que determinan como se puede conquistar este y en muchos casos el floricultor se decepciona rápidamente de su representante y sus vendedores que no logran resultados “milagrosos” en la venta de su producto.

En el tema de la comercialización de productos perecederos y en especial en el de las flores, hay dos palabras que resumen el éxito de las empresas involucradas. Estas palabras son CALIDAD Y CONFIABILIDAD.

La calidad hace que el producto se venda y se promocione así mismo. La confiabilidad posiciona el nombre de la empresa que ofrece el producto.

Por CALIDAD en el negocio de flores, se entiende que el producto llene todas las características solicitadas por el cliente. Esto es, grado, longitud del tallo, color requerido, libre de plagas o problemas fitosanitarios, empaque impecable, cartón adecuado, identificación correcta en las etiquetas, etc. Además que pueda tener una vida de florero suficiente para la satisfacción del cliente final. O sea que sea adecuadamente cosechada, con un buen manejo de la poscosecha y una adecuada cadena de frió durante su transporte y distribución.

Estas características para el logro de la excelencia en la calidad, requiere de un manejo profesional por parte de la finca de las áreas bajo su control y una vigilancia muy de cerca del trabajo de terceros, responsables del transporte y la distribución. No es exagerado decir que el mejor vendedor y el mejor argumento de ventas es la calidad del producto y su presentación.

Por CONFIABILIDAD se entiende la capacidad que tiene la empresa de entregar un producto de calidad, en las cantidades requeridas durante todo el año, oportunamente, o sea en los días y vuelos establecidos y con un soporte administrativo que garantice la adecuada comunicación con el cliente, una respuesta oportuna a sus necesidades y la capacidad de corregir inmediatamente los problemas que se detecten. Además y es un elemento de imagen y organización muy importante, el manejo de la facturación y los estados de cuenta, de manera que sean claros, correctos y oportunos.

En la medida que una empresa se vuelve confiable, el nombre de la empresa adquiere prestigio. Es muy común ver en este mercado que los detallistas le pidan a sus mayoristas e importadores, que solo le vendan el producto de empresas acreditadas que ya esten reconocidas con una marca. De allí la importancia de acreditar la marca o el nombre de la finca. Las marca es un sello de garantía que representa la calidad del producto y el servicio que ofrece. ¡Y las marcas acreditadas venden!

Los representantes y los vendedores son importantes para el éxito de la empresa y deben ser profesionales en su campo. Pero para nada sirven si la empresa no tiene una buena calidad y una organización que garantice confiabilidad en las relaciones con el mercado. Mi recomendación a las empresas que están empezando o que aun no tienen una gran trayectoria y conocimiento, es que le dediquen el mayor esfuerzo a la excelencia de la calidad y el servicio, prioridad en acreditar su calidad y su nombre. Las ventas vendrán en alguna forma por añadidura.

Jorge Pineda
Miami
01/16/08

Monday, January 7, 2008

IMPORTADORES DE FLORES DE MIAMI.

Gracias a los importadores de flores, Miami por muchos años ha sido la puerta de entrada de todas las flores frescas que llegan al mercado de los EEUU. Miami se convirtió en el mercado de flores importadas más importante del país por su cercanía a los países latinoamericanos productores de flores, especialmente Colombia y Ecuador, y por la gran influencia latina que hizo fácil el establecimiento de empresas importadoras de grandes floricultores que se establecieron aquí para llegar mas cerca al mercado y al consumidor final. Aun hoy en día, con una gran cantidad de mayoristas importando directamente, los importadores de la Florida tienen gran importancia en la cadena de distribución y en el manejo de esta industria. California sigue siendo la meca de la producción domestica pero Miami es la plaza donde todos los mayoristas y floristerías encuentran una amplia variedad de flores importadas y pueden proveerse de ellas. Es sin duda la meca de las flores importadas.

Según Afif ( Asociación de importadores de flores de la Florida) en el área de Miami hay cerca de 75 compañías importadoras formalmente establecidas. A través de ellas se importan más de 1,000 millones de dólares anualmente, y utilizan aproximadamente un millón cuatrocientos mil pies cuadrados de bodegas refrigeradas, para manejar más de 32,000 cajas diarias que en promedio entran por el aeropuerto de Miami.

Dentro de los importadores de flores de Miami podemos diferenciar tres grandes categorías o grupos, sin que estas necesariamente cubran todas las posibilidades.

Un grupo lo conforman las importadoras controladas y de capital de los productores de flores de Latinoamérica, especialmente de Colombia y del Ecuador, que desde hace años decidieron venir a distribuir directamente sus flores y que si bien, lo hicieron con el propósito de vender solo su producción, muy rápidamente se dedicaron también a comercializar el producto de otras fincas y ampliar la gama de flores en su portafolio. Estas comercializadoras tienen la ventaja que controlan la producción de parte de su oferta y por lo tanto tienen mas flexibilidad en el manejo de los precios y márgenes de contribución.

Otras son importadores independientes con tradición, algunos de ellos vinculados a grupo de wholesalers, en general con una buena estructura administrativa y mucho conocimiento del mercado. Estos importadores por no estar vinculados a ninguna finca productora en particular, son una buena opción para los productores que no tienen un brazo comercializador en los EEUU. Este grupo como no tienen control sobre la producción depende del comportamiento y de las disponibilidades de sus proveedores. También esta muy expuesto a los cambios de la industria y son los que más se pudieran afectar por el incremento de las relaciones directas entre las fincas y los wholesalers o mayoristas, que son sus clientes naturales.

Y el tercer grupo es el de compañías medianas o pequeñas, sin mayor respaldo económico, algunas de ellas relativamente nuevas, cuyo dueño pudiera ser algún vendedor con gran experiencia en ventas, ex-empleado de alguna de las importadoras tradicionales, pero sin mayor experiencia administrativa. Estas empresas empiezan en muchos casos con poco capital y pretenden crecer con el producto que les envían las fincas y que cancelan a los 60 o 90 días. Algunas de ellas logran sobrevivir y crecer y convertirse en opciones sólidas para los productores independientes. Otras sucumben fácilmente ante el descalabro de alguno de sus clientes y desaparecen sin dejar activos ni valores que respalden las deudas con las fincas. Estas son las comercializadoras que más desorden crean en el mercado y las de mayor riesgo para los productores de flores.

Esta descripción de las empresas importadoras de Miami, que dista de ser completa, es una guía para que las fincas investiguen detenidamente su portafolio de clientes y tenga elementos de juicio para la toma de sus decisiones.

Jorge Pineda
Miami
1/7/08

Wednesday, December 19, 2007

VENTAS FOB DE FLORES CORTADAS

Las fincas o compañías exportadoras que no tienen su propia comercializadora en Miami, regularmente hace sus ventas en términos FOB aeropuerto de origen, Colombiano o Ecuatoriano. El termino FOB esta claramente definido en los textos de comercio exterior y no debería haber confusión en el uso del mismo. En la practica la propiedad de la carga cambia de titular cuando es colocada en el avión y desde ese momento es propiedad del comprador. Sin embargo en el caso de los productos perecederos la responsabilidad del productor no termina en el aeropuerto, sino que se extiende hasta que la carga llegue al cliente importador y en algunos casos hasta el detallista.

El productor sigue siendo responsable del estado fitosanitario de la carga, y también de que el despacho responda a las características solicitadas por el cliente en el momento de la orden, tipo de empaque, grado de la flor, colores, apertura de la misma, oportunidad de entrega, etc. Todos los otros factores que puedan incidir en la calidad, causados por el mal manejo de la flor por la aerolínea, o el agente de carga, o en las bodegas refrigeradas de Miami, o en el despacho desde Miami al cliente final, son responsabilidad del importador, ya que es un bien de su propiedad.

Regularmente es el importador quien escoge y contrata al agente de carga y por ende la línea aérea. Si algo ocurre mientras la carga esta en manos de la línea aérea o del agente, son ellos quienes le deben responder al importador por el valor de la carga.

Cuando se tiene un cliente en Canadá o Los Ángeles o New York y la carga tiene que ser embarcada desde Miami para esos lugares, es el agente de carga y sus operadores quienes tienen la responsabilidad de que esta llegue bien y oportunamente. Si la carga no llega a su destino final y se extravía o no llega según los parámetros establecidos, esta por ningún motivo puede ser acreditada al productor.

En la practica, los importadores tanto de Miami como de otros lugares del país, cuando una carga llega con problemas de calidad, que pudieran atribuirse a descuidos en el transporte, almacenamiento y manejo, no se toman el trabajo de investigar donde, cuando y como se genero el problema y simplemente le hacen un crédito a la finca aduciendo problemas de calidad inherentes al cultivo. Y si el daño proviene del manejo y transporte, el productor no tiene la información ni la capacidad para demostrarlo y en la mayoría de las veces le toca aceptar el crédito de su cliente.

Ante esta situación de hecho, no hay muchas opciones. Sin embargo la finca debe intentar que esto no pase y para ello debe ser muy exigente con el cliente solicitándole toda la información del reclamo, fotos, revisión de calidad, descripción del problema, etc., para tratar de identificar la causa del mismo. Si el tamaño del reclamo es considerable es recomendable solicitar una inspección de un agente independiente que trate de determinar la causa del daño o deterioro de la calidad. Se trata es de buscar que las líneas aéreas y los agentes de carga se responsabilicen de sus errores y no pongan a las fincas a pagar por ellos.

La única forma de evitar o al menos reducir estos abusos, que se dan con frecuencia, es el de ser muy exigentes con los clientes en que documenten con rapidez y claridad los reclamos y en casos en que esta situación sea recurrente hay que buscar, con la colaboración del cliente, la causa del problema. Si este no ayuda entonces lo mejor es dejarlo, pues no es un cliente confiable.

Jorge Pineda
12/19/07
Miami, FL

Wednesday, December 12, 2007

COMERCIALIZACION DE FLORES CORTADAS EN LOS EEUU

La comercialización y distribución de flores en los EEUU utilizo por muchos años los canales tradicionales, esto es, toda la flor de origen externo que llegaba al mercado seguía la cadena de distribución, productor, importador, mayorista o wholesaler, floristería o supermercado y consumidor final.

En los últimos años esta estructura de distribución ha cambiando dramáticamente. Analizando datos desde el año 1993, la tendencia muestra una mayor participación de las grandes cadenas de supermercados y tiendas de descuento, en efecto cuando en 1993 participaron con menos del 20% de las ventas al consumidor final, hoy se estima en alrededor de un 35%. Así mismo se ve un incremento notorio en las ventas por otros canales no tradicionales como las ventas por teléfono, Internet, ventas de viveros y ventas callejeras, que ahora representan cerca del 20%. Estos incrementos han sido a costa de las floristerías que llegaron a manejar el 70% del mercado y que hoy esta por debajo del 50%.

Actualmente se percibe en el mercado una estabilización en la participación de los diferentes agentes que interactúan con el consumidor final y lo que hay es un proceso de consolidación en la cadena de distribución.

En efecto, uno de los factores que ha hecho cambiar las características del mercado es el acercamiento entre el productor y el detallista. Hoy en día una porción importante del comercio se hace directamente entre el productor o finca y el Wholesaler o mayorista e inclusive con el detallista, especialmente cuando este es una cadena de supermercados, evitando la participación de los importadores y reduciendo uno de los eslabones de la cadena.

Este proceso se ha facilitado notablemente por el avance en las comunicaciones y en especial del Internet. Y también por la proliferación de compañías especializadas en el manejo de la carga aérea de flores, permitiéndole a las fincas y a los wholesalers tener una relación comercial directa, independiente del volumen de su transacción. En igual forma algunos supermercados, buscando mejores precios, decidieron hacer las compras directamente a grupos de producción de flores, que además son productoras de buquets en los países de origen, eliminando en esta forma a los wholesalers, a los importadores de Miami y a las compañías especializadas en Miami en la producción de buquets.

No hay la menor duda que esta dinámica de cambio y consolidación continuara y será un gran reto para las compañías importadoras y wholesalers que quieran permanecer en el mercado. Esto les exigirá gran capacidad de adaptación, cambio e imaginación en la búsqueda de valores agregados que justifiquen su permanencia en la cadena de distribución.


Jorge Pineda
Miami
12/12/07

Tuesday, December 4, 2007

USDA-REPORTE DE PRECIOS DE FLORES CORTADAS

El departamento de agricultura de los EE.UU. (USDA) publica en el Internet una información de precios de las principales variedades de flores cortadas que llegan a la ciudad de Miami. USDA actualiza este informe dos veces por semana, los días Lunes y los días Jueves. Los precios que allí aparecen son FOB Miami, esto es, incluyen el transporte y otros costos y el margen para el importador. Para ver este reporte ingrese a: http://www.ams.usda.gov/mnreports/mh_fv221.txt

USDA establece un rango de precios, el precio mas bajo, el mas alto y uno para la mayoría de las transacciones. Además especifica si la demanda es alta, moderada o baja en la fecha respectiva. Estos datos se pueden tomar como indicativos pero no son concluyentes. Por experiencia encuentro que los precios aparecen un poco bajos. Como en Miami no hay una bolsa para negociar flores que determine los precios, ni una subasta, lo que hace USDA es consultar con algunos importadores y de allí saca los rangos promedios. Las flores que relaciona son: Alstroemerias, asters, callas, claveles, crisantemos, gerberas, gypsofilia, hydrangea, liatris, pompones, Rosas, snap dragons, solidago y statice.

Los precios del mercado son muy cambiantes en el caso de las rosas, los claveles, los pompones y algunos otros, pero son más estables en el caso de las callas, las hydrangeas, los asters, las astroemerias.

Es muy importante mantener presente que el color juega un papel muy importante en la fijación del precio según la temporada. Los rojos dominan el mercado de Valantine y algo en las Navidades. Los amarillos, ocres, naranjas en la época del otoño.

Fuera de este informe, no hay ningún otro publico que oriente al vendedor y muestre la tendencia del mercado. Los precios están básicamente determinados por las negociaciones individuales entre comprador y vendedor y claro por la información que se circula entre ellos.

Este informe no refleja los precios de orden fija, que rigen durante todo el año y que se acuerdan tomando como referencia los precios históricos, el costo de producción de la variedad en cuestión, la oferta y la demanda de esa variedad y la consistencia en la calidad.


Jorge Pineda
Miami, FL